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Come si organizza un evento, alcuni spunti

Spesso si assiste a dei fenomeni di organizzazione eventi in cui volenterosi si cimentano nella realizzazione di serate culturali, incontri, cene aziendali, … senza una chiara congnizione di spazi, necessità, gestione e coordinamento. E si assiste a ciò che accadrebbe in un teatro se musica, attori, pubblico, tecnici luci, ecc. andassero ciascuno per la propria strada senza pensare allo spettacolo. Senza parlare di chi, forse per necessità economiche, forse per un’altissima opinione di sé, si mette in gioco in prima persona, sicuramente senza quantificare benefici e ricavi.

Se la pianificazione, la progettazione e tutte le attività partissero da obiettivi chiari e precisi, tutto ciò non accadrebbe, anzi, sarebbe molto più semplice e veloce verificare la qualità dell’evento.
Ma andiamo con ordine.

Per prima cosa è necessario identificare il tipo di evento, ovvero creare un identikit di ciò che il Cliente ha in mente e schematizzarlo:
scheda cliente con nome azienda, tutti i dati per contattarlo, chi è il responsabile evento, chi gli altri contatti coinvolti (per avere tutte le informazioni sempre sotto mano), la data dell’evento, la tipologia di evento (aperto al pubblico, solo su invito, su prenotazione …), il budget a disposizione, gli obiettivi che il cliente vuole raggiungere con questo evento.
Questa scheda è decisamente importante perché racchiude tutte le informazioni che vi serviranno per la durata dell’evento e post evento, quindi, inserita su carta intestata della vostra azienda sotto la dicitura lettera di incarico, fatela firmare dal responsabile e timbrare.

PRE- EVENTO:
Progettazione, pianificazione e coordinamento diventano una serie di schede compilate che permettono l’identificazione di tutti i servizi, attività, persone coinvolte e necessità (e quindi anche costi).
Tali schede serviranno per avere sempre sotto controllo i to do.
Qui si inseriscono il progetto, il piano di comunicazione, il piano di marketing, il coordinamento della comunicazione, gli allestimenti, i servizi tecnici …

DURANTE – EVENTO: supervisione e coordinamento arrivo ospiti, relazioni esterne con i media, pr con ospiti, servizi tecnici, … Tutto dovrà essere seguito, controllato e supportato da personale qualificato.

POST – EVENTO: supervisione e coordinamento servizi tecnici, consegna materiali, verifica soddisfacimento ospiti, verifica obiettivi, debriefing con cliente, aggiornamento materiale, ecc.

Naturalmente questi sono solo alcuni punti … (ad aprile 2011 corso online suul’Ufficio stampa online 😉 … )