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2) L’ufficio stampa – chi, cosa, come, quando e perché

L’UFFICIO STAMPA E RELAZIONI ESTERNE

Chi, cosa, come, quando, perché

E’ l’ufficio che si occupa di costruire e veicolare la comunicazione ai media e al pubblico/clienti/investitori, che si prefigge di accrescere l’Immagine del servizio/prodotto/azienda, che raccoglie tutte le informazioni che vengono presentate dai media e non, le analizza e le valuta (intervenendo laddove necessario).

All’interno dell’ufficio stampa ci sono: responsabile ufficio stampa e addetti stampa. Il responsabile dell’ufficio stampa ha il compito di pianificare e coordinare gli addetti stampa, oltre che di supervisionare ciò che gli addetti producono e di approvarlo/rieditarlo. Il responsabile ufficio stampa è ovviamente responsabile delle informazioni che vengono diffuse.

Costruire e veicolare l’informazione significa:

– Creare i documenti necessari alla diffusione della stessa che, a seconda del destinatario, saranno strutturati con precise caratteristiche. Ad es.:
COMUNICATO STAMPA
CARTELLINA DI PRESENTAZIONE
MATERIALE INFORMATIVO (cartaceo e/o multimediale)
PRESENTAZIONI
CARTELLA STAMPA
GESTIRE UNA NEWSLETTER

– Organizzare eventi. Ad es.:
CONFERENZE STAMPA
EVENTI TEMATICI
CONVEGNI
CENE
PRANZI
INCONTRI PER GLI SPONSOR

Accrescere l’immagine aziendale significa:

– Seguire l’agenzia di grafica che si occupa dell’Immagine coordinata, supportare e coordinare fotografi e cineoperatori; catalogare i materiali per creare l’archivio aziendale; inserire didascalie e note ai vari elementi; focalizzare l’attenzione su elementi forti dell’azienda e analizzare i punti deboli per essere sempre preparati a qualsiasi attacco/critica. Oltre, naturalmente a creare i documenti necessari per la diffusione della stessa.

Raccogliere le informazioni uscite per avere una rassegna sempre organizzata e strutturata. Raccogliere quindi tutti gli articoli, segnalazioni, informazioni che vengono scritte in merito all’azienda/prodotto/servizio e catalogarle con i dati di riferimento per semplificare un eventuale recupero dell’articolo qualora ne servisse copia.

L’ufficio stampa si occupa quindi di creare comunicati, testi informativi, presentazioni, creare notizie, aggiornare il database contatti con una dettagliata catalogazione di tutti i referenti; si occupa di organizzare conferenze stampa, incontri con la stampa; verificare tutte le informazioni, dati, commenti dei vertici per avere sempre aggiornati tutti gli elementi da diffondere; relazionarsi con sponsor, gestire le relazioni esterne, presenziare ad eventi, inaugurazioni, incontri sociali; coltivare contatti e caprine il valore e il possibile collegamento in caso di necessità.