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Psicopatologia di un evento narcisistico – Event Planning, Event Management … l’arte dell’accoglienza e dell’ospitalità, la professionalità e un buon coordinamento gli elementi essenziali

Mi avete chiesto molti dettagli sull’organizzazione di un evento e su come gestirlo. E vi ringrazio, perché mi ha dato lo spunto per raccontare cosa non deve essere un evento e come non deve essere gestito

Sicuramente la riuscita di un buon evento si basa principalmente sulla capacità di fare sentire a proprio agio gli ospiti, è una questione di accoglienza, ospitalità e capacità di coordinamento; un evento non è il vostro momento, non siete voi i protagonisti della serata, ma i vostri ospiti. Un evento per definirsi riuscito è quel momento di cui tutti ne parleranno bene, perché se ne sono sentiti parte integrante e perché hanno vissuto delle emozioni che vogliono condividere con altri.
Metti una location di charme, metti due bellissime proposte di contenuti, metti la voglia di evasione e di sogno, metti dei relatori smart e metti una cena in piedi  … potrebbe sembrare l’evento perfetto! E invece potrebbe trasformarsi in un’occasione mancata.

Psicopatologia di un evento narcisistico: storia di un’occasione mancata e delle sorellastre di Cenerentola ad una light dinner
Immaginiamo un evento che inizia alle 18:00 e finisce booooh!!! In cui l’organizzatrice è al servizio del proprio egocentrismo.

Immaginate di ricevere un invito, graficamente bello e curioso nella proposta! Con una serie di idee  interessanti e creative! Avete l’orario e il luogo, quindi, immaginate di  prepararvi per andare ad un evento cool.
La scelta dell’outfit, il dettaglio stiloso, un makeup curato e via! pronti per la serata. Inizia così la nuova avventura di Amelie, Rose e Fanny tre amiche a caccia di tendenze, molto cool ed appassionate di social. Tre professioniste nell’ambito di eventi, pubbliche relazioni e comunicazione contemporanea che si danno appuntamento per seguire un evento e poterlo raccontare.
Fanny e Rose partono come sempre insieme raccontandosi gli eventi “straordinari” della giornata. All’evento le raggiungerà Amelie (sempre che si ricordi il posto giuso!) che come Fanny, eccentrica e con la testa tra le nuvole, ogni tanto si estranea dalla realtà per immergersi totalmente nella creatività … ma per fortuna c’è sempre Rose, che le riporta con i piedi per terra.
Sono le 18:00 e Fanny e Rose fanno il loro ingresso nella location.
“Buonasera a tutti!” azzardano le due ragazze guardandosi attorno e non incontrando nessun volto noto.
L’evento è a Venezia, ma come spesso accade, le persone che vengono da fuori hanno ospiti estranei al territorio. Perché non hanno utilizzato un ufficio stampa locale per le pubbliche relazioni? E’ un peccato non avere del pubblico locale, no?
“Buonasera! Stiamo finendo di allestire, quindi facciamo un aperitivo qui sotto e poi saliamo! Ah, il guardaroba è di là!” ci avverte una ragazza con forzata cordialità e ci lascia nuovamente.
“Mmmmh, ma devono ancora allestire ad inizio serata?” chiede interdetta Fanny.
Accoglienza #1 – regola numero uno: fai sentire il tuo ospite il benvenuto e facilita il più possibile il suo inserimento nella location. Accompagnalo al guardaroba e mettilo a suo agio.
Bene, ci dirigiamo al guardaroba per lasciare i cappotti e i cappelli. Il guardaroba è sempre un elemento chiave negli eventi. E’ il primo posto in cui si arriva e dovrebbe essere un dettaglio per mettere a proprio agio gli ospiti. Può essere un guardaroba con personale che si prende cura degli oggetti dell’ospite, oppure può essere senza personale ma comunque studiato in funzione dell’ospite e della stagione. In inverno si usano cappelli e guanti ad esempio. Perché non ricordarlo? E riservare uno spazio anche per gli accessori? Un po’ sorprese e un po’ disorientate Fanny e Rose cercano di sistemare i loro accessori in modo sicuramente non del tutto appropriato e neppure di gran stile.
Rientrate in sala beh, iniziano a fare conversazione tra loro aggiornandosi su alcuni dettagli organizzativi, ma ecco che si avvicina una sorridente signora che potrebbe ricordare la matrigna di Cenerentola con una lista in mano.
“Buonasera! Posso sapere i vostri nomi?”
“Certo!” risponde solerte Rose “Rose e Fanny”
“Ah bene, ci sono anche le vostre email, perfetto! grazie!”
Gli ospiti non sono elementi di un database, o meglio sono anche quello! Ma Accoglienza #2 – Inserisci il tuo ospite nell’evento presentandolo agli altri e cerca di creare i contatti tra loro in modo che nessuno si senta ospite di serie a o b. Non è il tuo evento! non sono i tuoi amici, ma tutti sono i benvenuti, tutti possono partecipare al successo del tuo Brand. Ricordati che se stai facendo un evento di promozione di immagine, vendita di prodotti, tutti in quel momento sono clienti e possibili pubblicitari del tuo prodotto. Più li fai sentire parte dei tuoi valori, più saranno propensi agli acquisti. E mi raccomando, mai esclamazioni del tipo “Ah ma lei è la famosa x o y  e mai presentare uno sì e un altro no” – è come dire questo è importante l’altro non ci frega nulla che sia qui!
Finalmente arriva Amelie! E così le tre iniziano a fare conversazione come tanti altri gruppetti che nel frattempo si sono formati.
Una saletta piccola, piena di profumi e di outfit, ma troppo popolata per poter lasciare i camerieri liberi di presentare aperitivo e accompagnamento. 
Un evento con un riferimento per le pubbliche relazioni che passa a salutare gli ospiti, si presenta e interagisce con loro, sarà poi in grado di presentare gli uni agli altri. Un evento ben articolato in cui non solo si visualizzano prodotti, ma si crea un’atmosfera di socializzazione, diventa un evento vincente anche per successivi incontri. Non diventa quindi un evento di fruizione, ma un evento attivo in cui si crea valore attraverso le relazioni.
“Possiamo salire! Ah, mi raccomando siccome siete troppi, potete sedervi anche per terra”
Siete troppi??!! Potete sedervi anche per terra??!! Invece di valorizzare il fatto che c’è interesse diventa un problema? Beh sì forse il problema è organizzativo di chi ha gestito l’evento.
La sala è troppo stretta e quindi chi è davanti è costretto a fare strada. Ma strada per andare dove? “Hanno detto di sopra, quindi ci sarà una scala” commenta ironicamente Fanny alle amiche che avevano già dovuto imboccare il primo corridoio a sinistra.
Sempre per il sistema dell’accoglienza e dell’ospitalità, fondamentale è la persona che accompagna da uno spazio all’altro senza lasciare gli ospiti in balia di se stessi. Nulla di tutto ciò.
La stanza di sopra è sicuramente più ampia rispetto alla precedente, ma ancora una volta chi deve sedersi per terra? Chi può arrogarsi il diritto di una poltrona, un puff o un divanetto?
Le ragazze si siedono su una serie di cuscini pronte a fotografare e a postare online sui social.
Proposte di contenuti davvero interessanti. Non lasciamoci sopraffare dalla disorganizzazione e godiamoci
questi momenti.
Le tre amiche, pronte con smartphone e riconquistare la loro identità virtuale ben affermata si dedicano quindi alla promozione dell’evento e dei prodotti.
Ah, ricordate che se vedete attività di smartphone e digitazione sulla tastiera in maniera consapevole che potrebbero esserci blogger molto seguiti in sala. Quindi, non solo fate attenzione e cercate di capire chi sono, ma dategli informazioni e spunti su cui scrivere.
La serata prosegue poi con una light dinner straordinariamente assurda, talmente tanto fuori luogo da pensare che sia voluta per mettere a disagio gli ospiti.
Ma attenzione, come in tutte le storie non può mancare il colpo di scena ed eccoci di nuovo catapultate in una “surrealtà”. Ecco avvicinarsi ciondolante la matrigna di Cenerentola tutta agghindata a festa con dei leggins improbabili abbinati a tacchi vertiginosi.
“No, non verrà mica da noi per ringraziarci della nostra presenza?” commenta sarcastica Fanny
Ed infatti non è proprio così. La matrigna di Cenerentola sta solo perlustrando la sala per selezionare tra le amiche delle possibili player in un gioco di ruolo.
Ricordate sempre le parole chiave di un evento: ospitalità e complicità con i vostri ospiti.
E soprattutto, pensate a quante occasioni mancate in questa serata per il rafforzamento e l’affermazione del brand se fosse stata gestita bene.