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Ufficio stampa per principanti :-)

Molti ragazzi hanno la consapevolezza della teoria ma poca dimestichezza con la pratica. In effetti, se non si prova sul campo, difficilmente si riesce ad avere una chiara idea del lavoro e soprattutto del tempo e dell’organizzazione. Ho pensato quindi di proporre una serie di post per i principianti che possano essere d’aiuto nell’identificazione delle attività e nell’organizzazione (almeno per le prime volte).

Partiamo dal momento centrale, quando un cliente richiede il servizio di ufficio stampa. Non fatevi prendere dall’euforia, ma cercate di capire bene l’argomento e la tipologia del servizio prima di accettare.
Ascoltate con attenzione le idee, la tipologia di attività e tutto quello che richiede prendendovi il tempo per valutare e quantificare correttamente tempo e costi. Carta e penna sono sempre indispensabili per prendere appunti e per non “tralasciare” nulla. L’offerta deve essere competitiva sul mercato (senza svalutare le competenze e creare attriti sul mercato – ricordate che dovrete sempre collaborare con i vostri colleghi).
Ascoltare è fondamentale per riuscire a farvi un quadro preciso del lavoro. Prendete appunti, segnatevi tutto quello che dice e se avete delle domande fatele subito. Riflettete con calma e iniziate a stilare un elenco delle attività, della tipologia e di tutte le operazioni che dovrete effettuare durante il lavoro, giornate in presenza, incontri, stesura materiali per conferenze in pubblico, telefonate, ricerche, ….
Stendete quindi il vostro calendario e quantificate le ore per ciascuna attività. Attività e ore  identificheranno un calendario operativo di base. Potrete poi aggiungere delle possibili aree e attività di sviluppo (ma è facoltativo ed è un foglio aggiuntivo al vostro piano).

Ad esempio, se vi richiedono l’ufficio stampa per un evento di due giorni significa lavorare a questo evento per almeno quindici giorni e, a seconda dell’importanza dell’evento anche molto di più. In altre parole:
due giorni di evento richiedono:
– prima dell’evento: studio dell’attività e di tutti i materiali. Identificazione delle notizie e dei temi più interessanti a livello mediatico. Supervisione e coordinamento comunicazione Immagine coordinata. Controllo contatti e aggiornamento contatti (telefonate alle testate, siti web, blog, portali, ecc.) l’organizzazione di una conferenza stampa di presentazione (invito alla conferenza stampa con breve presentazione, identificazione dei giornalisti da invitare, predisposizione cartella stampa da consegnare ai giornalisti, e ad eventuali investitori).  Presenza durante la conferenza stampa. Stesura o revisione degli speech dei relatori dello staff del committente.
– redazione comunicato stampa di presentazione e invio ai giornalisti e a contact list identificata;
– riunione operativa con tutti i fornitori per impostazione comunicazione, linee guida e operative (foto, video, hostess, ecc.)
– durante l’evento: la vostra presenza per dialogare con i giornalisti; ma anche almeno due comunicati stampa (comunicato di apertura e comunicato di chiusura), l’organizzazione e la selezione delle immagini da trasmettere; l’organizzazione e la selezione dei video da collegare; l’organizzazion delle interviste con i referenti (e se videoriprese anche seguirne il montaggio e l’upload sul web).
– post evento: coordinare e revisionare materiale prodotto. Rassegna stampa, rassegna web.

Ottima presentazione per il cliente è uno schema con tutte le attività che vi coinvolgeranno e con le giornate in cui sarete operativi. Lo consiglio per due motivi: 1) vi aiuta a strutturare il calendario con le attività e potrete comunque lavorare anche ad altri progetti (se il computo ore ve lo permette); 2) aiuterà il team del cliente a fornirvi le informazioni necessarie nei tempi prestabiliti e definirà delle giornate in cui sarete a disposizione dello staff (eviterete in questo modo di essere contattati a tutte le ore e in qualsiasi giorno) 😉

Tutte le schede e gli esempi pratici vengono forniti durante il corso l’ufficio stampa online web 2.0