Rassegna organizzata e strutturata significa avere i dati di riferimento (es. testata, data, foglio, pagina) per poter reperire in qualsiasi momento i documenti.
Raccogliere quindi tutti gli articoli, segnalazioni, informazioni che vengono scritte in merito all’azienda/prodotto/servizio e catalogarle con i dati di riferimento per semplificare un eventuale recupero dell’articolo qualora ne servisse copia. E, soprattutto per organizzare e strutturare una valorizzazione dell’Immagine.
Anche i siti web stanno diventando strumenti sempre più importanti per gli addetti stampa, il numero di lettori è molto alto ed il mezzo di collegamento è estremamente veloce (si tratta infatti di un click).

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Parlando di comunicazione e di messaggio: quanto immediato è il riconoscimento (a livello visivo) da parte dei destinatari della comunicazione, del marchio, prodotto, progetto proposto.
Coordinata, perché si riferisce ad una serie di elementi che, uniti insieme creano l’immagine generale e che presi separatamente dovrebbero richiamare la stessa.

Fanno parte dell’immagine aziendale i biglietti da visita, i font utilizzati (caratteri tipografici), i colori, le forme, la carta intestata, le buste, i fax, i documenti, i manifesti, la pubblicità, …

Quindi: maggiore è la riconoscibilità del prodotto/progetto/servizio/azienda anche a livello visivo, superiore sarà il risultato della comunicazione.

Ottimi spunti di approfondimento sono:

l’Immagine Coordinata di Wikipedia;
Immagine coordinata. La coerenza comunicativa di grafica di HTML.IT

Esempi di immagine coordinata in Google

Senza ombra di dubbio il Marchio Coca Cola (logo, lattina, ecc.) è l’esempio più calzante. Anche perché è riuscito a mantenere il proprio Brand anche nelle sue declinazioni interculturali es. Asia; Africa, … Non dimentichiamo il marketing interculturale.

Ovviamente, al responsabile ufficio stampa spetterà poi il compito di redigere un Manuale all’uso dell’immagine coordinata da distribuire sia allo staff interno all’azienda che ai collaboratori esterni, comprensivo di una serie di policy che organizzino e coordinino gli aspetti e i contenuti. Come usare un elemento e quando utilizzarlo; tale colore corrisponde ad un messaggio e va utilizzato solo quando …

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Quindi il testo inviato dovrà:
Evitare informazioni inutili;
Contenere all’inizio tutte le informazioni importanti: chi, cosa, come, quando e perché – in altre parole – soggetto, verbo, complemento oggetto, complementi di tempo e luogo, altri complementi; e soprattutto utilizzare la tipica struttura della “piramide invertita”.

Fondamentale: il testo deve poter essere tagliato in qualsiasi parte senza perdere il significato e soprattutto deve poter essere personalizzato dal giornalista (anche di settori differenti);

Comunicazione, quindi, mirata ed efficace (Comunicare in rete l’usabilità, Milano, Lupetti 2002), ovvero, testi brevi, linguaggio semplice ed immediato, frasi brevi. Il web, in questo ci insegna moltissimo!

Tempestività, ovvero, fare arrivare la notizia quando il giornalista è in grado di utilizzarla, ovvero tenere sempre davanti uno spechietto con orario di chiusura del numero (se si tratta di un quotidiano), giorno di chiusura della rivista e tempistica (se settimanale e o mensile).

Targetizzazione: la notizia va inviata al giornalista interessato e coinvolto nell’argomento. E’ importante che l’addetto stampa organizzi correttamente i propri contatti.

Da non dimenticare: titolo, sommario e foto con didascalie;

FONDAMENTALE: crearsi un prospetto dei contatti a cui si è inviato il materiale il giorno e l’ora. Utilissimo per il recall.

tips & tricks
Controllare sempre le fonti (tutto ciò che viene trasmesso deve essere corretto, sia a livello di contenuti che di forma);
Essere brevi non significa non aver nulla da dire … significa far perdere poco tempo a chi dovrà leggere … la bravura sta nella capacità di sintesi;
Strutturare per paragrafi e blocchi di testo – un concetto per paragrafo aiuta a focalizzare il contenuto;
Scrivere sempre in apertura “Comunicato stampa” in grande;
Inserire in calce “per informazioni rivolgersi a Nome, Cognome, Telefono, email, eventuale sito web (con materiale di approfondimento e/o press area)” dell’operatore dell’ufficio stampa;
L’invio del comunicato può essere fatto intorno alle 11:00;
Recall telefonico.

E dopo aver inviato il comunicato è fondamentale un recall telefonico.
L’invio può essere fatto via mail (dopo aver verificato con la segreteria di redazione il referente e l’indirizzo di posta elettronica); ma deve essere seguito da un recall telefonico: i giornalisti ricevono centinaia di email … ed il rapporto umano è sempre importantissimo!

Un esempio di comunicato stampa

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Pertanto, l’invito alla lettura è aperto a tutti coloro che vorranno contribuire alla “costruzione” di un manualetto per il giovane addetto stampa … con lo spirito che l’iniziativa porta con sé, ovvero, uno strumento facile e veloce che possa dare qualche spunto di approfondimento e che faciliti il lavoro di chi si inserisce nel mondo della comunicazione.

Buona lettura!

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Obiettivo principale è quello di attirare l’attenzione dei giornali e degli organi di informazione sulla notizia, stimolando interesse sulla stessa.

Tale strumento si utilizza prima dell’invio del comunicato e prima della conferenza stampa.

Elemento fondamentale è la fiducia nella fonte della notizia!
Quindi, la campagna stampa è possibile solo se alla base vi è una rete di rapporti, conoscenza reciproca, rapporto umano e stima.

Agire quindi con professionalità e correttezza sono gli aspetti principali su cui tenere conto.

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