Ti capisco sai, quell’ansia da prestazione, quelle telefonate e mail del cliente con “siamo usciti?”, “ma pensavo di ottenere molti più mi piace”, “pensavo che si creassero delle conversazioni molto positive sul brand, che tutti parlassero bene di noi”. Senza contare il “beh era una cosa davvero interessante, non la fa nessuno come noi, siamo i primi” e tu davanti alle ricerche su Google vedi che ci sono altri 500 esempi e continui a pensare che “non è una notizia!” e non riesci a trasmettere questo concetto, peraltro chiave.

Lo so, a volte è dura e ti chiedi perché lo fai, ma poi pensi a quanto ami il tuo lavoro, a quanto ti appassiona e dimentichi lo stress, sorridi e cambi strategia per raggiungere le uscite migliori!

Nella mia esperienza di oltre venti anni ho da condividere con te due notizie: una buona e una meno! La prima è che utilizzando una serie di accorgimenti, documenti e linee guida puoi vendere il servizio di ufficio stampa e digital PR educando il cliente a comprendere che cosa sta acquistando, quali sono gli obiettivi che potrete raggiungere insieme e in che modo li raggiungerete, ma soprattutto quali sono i dati su cui si baseranno i risultati.

La seconda notizia invece è che se ami il tuo lavoro e lo fai con passione, non smetterai mai di essere entuasiasta!

Tengo spesso corsi di formazione e aggiornamento su questo tema e i punti chiave sono gli strumenti che possiamo utilizzare, sempre più performanti grazie ai Big Data e all’intelligenza artificiale che li analizza. A cui si aggiungono le competenze legate all’organizzazione, alla pianificazione e alle strategie che oggi possiamo applicare al nostro lavoro in costante evoluzione.

Il punto di partenza è che si tratta di un investimento

La prima informazione da trasferire è che si tratta di un investimento misurabile e dunque, potete dimostrare al vostro cliente le azioni, i risultati, il ROI e l’esposizione mediatica che avete raggiunto. Potrete fornire dati misurabili.

Questi strumenti di valutazione e dunque di dati tangibili sono legati ad un sistema di Media Intelligence e quindi analisi di dati (Big Data), ma anche alla trasformazione del dato in informazione utile. Sono strumenti costosi, ma che permettono di avere informazioni utili e “riutilizzabili”.

A chi dice che si tratta di un costo, rispondiamo che è un investimento e spieghiamo concretamente i dati che riceverà alla fine del servizio attraverso un report preciso.

Fatte queste doverose premesse, passa a presentare il tuo preventivo.

La presentazione del preventivo

Un altro aspetto strategico è il preventivo dei costi che vai a sottoporre al cliente. Più è concreto e dettagliato maggiore sarà la consapevolezza di ciò che sta acquistano e ciò che si può aspettare. Ti consiglio di pianificare in termini orari tutte le attività, in maniera tale da presentare anche un planning delle ore in formato excel che permetterà al cliente di comprendere i tempi e le modalità e a te di aggiornare costantemente il tuo documento per non rischiare di “sprecare tempo”.

Lavoro con un time scheduling molto preciso per due motivi: il primo è che mi permette di essere sempre consapevole del tempo che sto impiegando per una determinata attività; il secondo è perché mi permette di dialogare costantemente con il cliente mostrandogli un progress e anche l’impegno nelle attività. Ricordati di inserire accanto al time scheduling i risultati raggiunti in modo tale da fare corrispondere al tempo investito (che è anche l’investimento economico del cliente) il risultato ottenuto in termini di Reach, e di uscite prodotte.

Il preventivo è la tua occasione di dimostrare la consapevolezza e la professionalità che hai maturato: più sarà completo, articolato e ben definito nelle azioni, nei tempi e nelle modalità, più il tuo cliente verrà coinvolto in questo servizio. Non pensare che tutti conoscano il nostro lavoro e quanto tempo serve per raggiungere un obiettivo. Comunica correttamente anche  con il cliente e costruisci una relazione significativa. L’attività di Media Relations si riassume in un brief:

obiettivi da raggiungere (precisi e concreti), affiancamento nell’identificazione più efficace della strategia di lavoro: comunicati, cartella stampa, approfondimenti, dichiarazioni per un settore specifico rassegna media intelligence.

Presenta nel dettaglio il tuo ruolo e le tue mansioni

Hai l’opportunità di presentarti al meglio per garantire professionalità e qualità, ma soprattutto per generare fiducia nel tuo cliente. Dunque, approfitta di questa opportunità e inserisci nel dettaglio di cosa ti occuperai, in che modo lo farai, quali obiettivi perseguirai e infine, quale il tuo valore aggiunto. Ricordati di inserire anche ciò che non sei, a volte questa attività viene interpretata come “chi genera vendite”, ma sappiamo che non è proprio così. Dunque inserisci nel dettaglio tutto ciò che può supportare il tuo lavoro al meglio … e farti vivere seren* perché è vero che costruiamo capitale reputazionale, ma preveniamo anche le crisi mediatiche, no?

Ufficio stampa e digital PR la nuova comunicazione, Hoepli editore

Non dimenticare di leggere nel libro le schede operative, soprattutto quella dedicata a “Come si chiede un preventivo”, perché ricordati che per richiedere un preventivo le idee e gli obiettivi devono essere chiari 😉 e qui ti spiego come.

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