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Il comunicato stampa come strumento strategico per costruire la reputazione

Il comunicato stampa rimane uno strumento strategico per costruire la reputazione e promuovere l’identità, nonostante i tagli economici con i quali le aziende si trovano a confrontarsi.  Perché investire su attività di ufficio stampa e digital PR rimane la scelta giusta?

L’errore

Un comunicato stampa può essere visto come un foglio A4 con 2.000 battute che chiunque è in grado di scrivere o come uno strumento che permette la valorizzazione dell’immagine, l’identificazione di un brand, la divulgazione di un evento, la promozione di un progetto, la distribuzione di un’idea attraverso media e new media con un taglio commerciale. Il punto è che non è così. Un comunicato stampa efficace contiene una notizia utile al giornalista, è strutturato secondo una logica (nella maggior parte il più affine possibile con quella del giornalista) e ha obiettivi e messaggi precisi. Ovvero fa parte di una strategia articolata opportunamente studiata da professionisti. Non tutto è divulgabile, non tutto è notizia utile, e ci sono informazioni e dati decisamente interessanti da poter ambire a spazi più ampi e posizioni strategiche all’interno della stampa.

Il contesto di redazione, ovvero il giornalista che riceve il comunicato, non riceve solo quello

Pensiamo ad un giornalista che ha un numero di ore a disposizione per redigere i propri pezzi e riceve migliaia di email con comunicati (spesso comunicazioni che possono anche essere autoreferenziali, pubblicitarie, prive di notiziabilità). Come seleziona le informazioni più interessanti? Sicuramente scorrendo tutto ciò che riceve, ma se è costretto a farlo velocemente per scegliere il vostro pezzo dovrà trovare tutte le informazioni che gli interessano e lo incuriosiscono immediatamente e in linea con la sua tematica di lavoro. La scelta poi non è del singolo giornalista che fa la proposta al capo redattore e che viene portata in riunione di redazione. Quindi, maggiori informazioni utili alla pubblicazione sono presenti nel comunicato, maggiori opportunità gli diamo per essere preso in considerazione.
Perché intasare la posta di un giornalista con informazioni che possono non riguardarlo?  Perché fare perdere tempo al giornalista? Perché inviare la stessa informazione indistintamente a cronaca nera, cultura o speciali? Solo perché sono giornalisti amici o conoscenti di un conoscente? Ebbene non funziona così. E soprattutto se le mail continuano ad essere insignificanti, anzi, una perdita di tempo si rischi di finire in spam.

Il comunicato stampa, la call e la reputazione di chi propone il pezzo

Il comunicato stampa è lo strumento strategico attraverso il quale il giornalista può comprendere se l’argomento proposto è di suo interesse o meno. Più il comunicato è strutturato in funzione di un ricevente, maggiori opportunità ci sono perché questi decida di proporlo in redazione. Ciò che va compreso è il contesto nel quale si inserisce, quindi a monte deve esserci una selezione precisa della tipologia di testata e del tipo di taglio che stiamo dando. Più questo è caratterizzato da una visione precisa, maggiori sono le possibilità di uscita. Prima di scrivere comunicati stampa è bene conoscere le testate a cui lo stiamo inviando. Ecco perché i professionisti alla mattina leggono la rassegna stampa: per comprendere i tagli, per vedere quali sono le notizie più dibattute, per comprendere lo stile di una firma piuttosto di un’altra. 

Ed ecco che entriamo ancora una volta nel tema reputazionale: più l’ufficio stampa si dimostra affidabile, maggiori sono le possibilità di essere letti, ascoltati e di poter iniziare una conversazione costruttiva. Siamo nell’era della reputazione e dunque anche chi è il referente dell’immagine di un’azienda rappresenta aspetti positivi e può contribuire nella percezione positiva.

Ecco perché affidarsi a un professionista fa la differenza nel produrre un comunicato stampa come strumento strategico:

1) Perché il professionista ha una visione oggettiva dei fatti, quindi non è autoreferenziale. Vi aiuterà a offrire tutti i tagli possibili al vostro messaggio, identificando la notiziabilità; ma anche a verificare eventuali criticità per evitare crisi mediatiche. E soprattutto non farà un’attività estemporanea ma costruirà una strategia consapevole sugli obiettivi che andrete a identificare insieme, in modo da non spedire a tutto l’indirizzario, ma di realizzare una selezione.

2) Perché il professionista sa come costruire ed impaginare la comunicazione in funzione del suo interlocutore (quindi media). Conosce i tempi di redazione, conosce come impostare le informazioni perché scrive per le testate e quindi conosce come si imposta un articolo. E quali informazioni di corredo sono necessarie.

3) Perché il professionista sa come impostare e personalizzare la comunicazione in base al suo interlocutore – costruzione della notizia e dell’interesse per il ricevente. Conosce i giornalisti, legge quotidianamente la rassegna stampa, analizza i pezzi e da questi comprende come “tagliare”.  Spesso è una questione di tempi, chi fa questo mestiere ha l’agenda impostata in funzione di attività che portano all’analisi quotidiana di dati, scenari, approccio alla notizia e dettagli di qualsiasi tipologia.

4) Perché il professionista non fa perdere tempo al ricevente e costruisce nel tempo un dialogo che se mantenuto costante garantisce al ricevente correttezza dell’informazione e qualità. Per questo la reputazione del professionista è una garanzia ulteriore al fare, una comunicazione diretta e un dialogo sulla costruzione di una notizia qualora ci sia l’interesse.